就職活動を行う上で、人事の方やＯＢ・ＯＧの方とメールでやり取りをする機会が存在します。例えば、面接の日程調整や訪問の相談などなど。そのようなところで変なメールを送ってしまい評価を下げてしまっては勿体ないですよね！むしろほかの就活生よりできると思わせるメールを送れると、返信率が高まったり、早くメールが返ってきたり、場合によっては有益な情報を引き出すことができたりとメリットがたくさんあります。そこで本日は「メールの書き方」についてお伝えしたいと思います。
１．メールを書く上で大切にしたい２つの工夫ポイント
メールを書く上で大切にしたいポイントはメールに気付いてもらえる工夫と返信してもらえる工夫の２つになります。どうしてこの２つが大切になるのかを考えるために、就活生と社会人のメールの違いを見てみましょう！
就活生の皆さんが人事の方やＯＢ・ＯＧの方とメールが起こり得るのは、何か情報が欲しいときが大半になります。例えば実際に働いている方に会わせてほしいときや、自分の面接練習をしてほしいときなどなど。就活生の皆さんが志望する企業にメールを送って返信が返ってくれば、ほかの就活生と大きな差をつけることができます。つまり、就活生側にとって、メールを送るという行為はメリットしかないんですね。
一方で、人事の方やＯＢ・ＯＧの方のメリットは何でしょうか？強いて言えば就活生に企業を詳しく知ってもらえるくらいでしょうか？正直、知ってほしいだけであれば説明会などを行ったほうが一度に多くの就活生に情報を伝達できます。要するに就活生個人を相手にする行動の優先順位って下がりがちなんですよね。もちろんMatcherやビズリーチキャンパスなどに登録されている社会人の方は別ですが、それでも多くの方は普段の業務が本業なので、優先順位は１番ではないでしょう。
改めて考えてみると
メールの目的＝必要な情報を得ること
必要な情報を得るために必要なこと＝メールに気付いてもらえる＋メールに返信してくれる
だと私は考えています。
ですので、メールを送る前に必要な情報を得れるメールになっているかを確認することが大切です。
２．メールに気付いてもらえる工夫
何より第一でメールに気が付いてもらえないとどれだけ良い質問をしていても意味がないですよね？ブログも同じでが、まず目にするのは件名（タイトル）です。会社内のメールとは違うメールなんですよ！ということを一目見て分かる工夫をすると、「お！これはなんだろう？」とメールを開いてもらえる可能性が高まります。そのために私が行っていた工夫は件名の先頭にに【〇〇大学 就活太郎】と付けることです。たったこれだけですが、メールの返信率は結構変わった印象がありました。
また、この形でメールを送って良かったことは、本当にやる気のある社会人の方とお会いできたことです。件名を工夫して分かったのですが、本業で忙しい中わざわざ返信を頂ける社会人の方はいい人が多いです。逆にいうと、工夫をして送っても返信がない企業は「本当はめちゃくちゃ忙しいんじゃないかな？」であったり「仕事と関係のないことには目を向けない人が多い企業なのかな？」という想像が付きますので、企業を選ぶという視点においても役に立ったと言えます。
３．相手からのメールの返信率を高める工夫
先程メールに気付いてもらえる工夫をお伝えしましたがそれだけでは返信までたどり着きません。返信したいと思わせるためにはどんな工夫をすればいいのでしょうか？
当たり前ですが、メールを受け取る社会人も人なので、良い就活生には良い対応をしたいと思うものです。自分よがりなメールにならないためには社会人の方に失礼がないこと、内容が簡潔にまとまっていることの２つが大切になります。
また、メールを受け取る相手が人ということは、受け手の感じ方は人それぞれです。ですので、「こんなもんでいいか」というラインよりも「ちょっとやり過ぎかな？」と思えるラインの方が安全です。
１．失礼のないようにするための工夫
兎にも角にも、書く内容を省略しないことです。
具体的には（株）を株式会社、（有）を有限会社と正しく書くことです。これをしないことは、例えば、スターバックスをスタバ、マクドナルドをマクド（マック）と省略するのと同じことになります。
社会人の方の中にはこういうことを気にされる方もいますので、省略していないか必ず確認しましょう。
また、メールを送る相手の名前もフルネームで記載しましょう。私はフルネームで書かなかったことで怒られた経験があります。
繰り返しになりますが、大切なことは「やり過ぎかも？」と思えるくらいに、丁寧に書くことです。
２．簡潔に分かりやすく伝える
簡潔に分かりやすく伝えるといっても、何をどうすればいいのか分からないので、例を示したいと思います。
例１)私は○○大学の○○学部で○○を専攻しています。大学では○○について学んでおり～。
例２)私は○○大学の○○と申します。○○についてご相談がありましてご連絡いたしました。～
どちらがメールの受け手からすると必要な情報でしょうか？例１に関しては社会人からすると必要のない情報がたくさんあり、なんでメールをくれたのか理解するまでに時間がかかります。例２ではなんでメールをくれたのか(=自分で対応できる案件なのか)ということがすぐに分かるので、メールに返信するかどうかの判断に時間がかかりません。
また、相談事項についても、
例３)○○と○○と○○についてお伺いしたく～
例４)
【相談理由】
１．○○について
２．○○について
３．○○について
のどちらが一目見て分かるでしょうか？
例４のほうが一目見て相談がいくつあって何を知りたいのか分かりますよね？
このように相談したいことが簡潔に分かるような書き方をすると、何を言っているかわからないので返信するのも時間の無駄だとなるケースが減ります。結果として返信率が高まるでしょう。
同じ理由で、相談理由の背景も記載しておくとより丁寧ですね！同じ質問でも、質問する背景が異なれば、答える内容も異なります。
４．具体的なフォーマット
というわけで、最後に私が実際にお送りしていた１通目の文面を記載しますので、こちらを参考までに使っていただけたらと思います。この文面を参考にして、返信がもらえるような
₋₋₋₋₋₋₋以下フォーマット₋₋₋₋₋₋₋
件名：
【○○大学 就活太郎】ＯＢ訪問のご相談
本文：
株式会社○○
○○部○○課
内定 太郎 様
突然のご連絡失礼いたします
私○○大学の○○と申します。
○○よりご連絡先をお伺いいたしましてメールをお送りさせていただきました。
現在、就職活動を行っておりまして、貴社についてより詳しく知りたいと思い
社員訪問のご相談をしたく、ご連絡いたしました。
具体的には以下の点についてご相談したいと考えております。
【相談内容および相談背景について】
１．○○について
○○の観点についてお伺いしたいため
２．○○について
○○の観点についてお伺いしたいため
３．○○について
○○の観点についてお伺いしたいため
大変ご多忙の中恐縮ではございますが、貴社についての理解を深めるために
面談等のお時間を頂くことはできませんでしょうか？
大変お手数ですがお時間を頂けるようでしたら
本メールにご返信頂けますと幸いです。
ご検討のほど、何卒宜しくお願いいたします。
５．まとめ
本日は、送る経験がないとなかなか１歩が踏み出しにくいメールの書き方についてお伝えしました。社会人の方とメールして、繋がることができれば、普段お説明会では聞くことができないことも聞ける可能性がグッと高まります。ぜひ、返信したいと思えるメールで他の就活生に差をつけましょう！
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